A könyvtáraknak szánt természetbeni adományok egy jogi könyvtár esetében sokfélék lehetnek a számítógépektől a képzőművészeti alkotásokon át az ügyvédi parókákig, de a legjellemzőbb itt is a könyv vagy könyvgyűjtemény ajándékozása. A cikk az ajándékokkal kapcsolatos könyvtári költségeket és egyéb felmerülő problémákat vizsgálja. Mivel ezek megoldására a legjobb eszköz az írott adományozási szabályzat, a szerző felmérést végzett 30 jogi könyvtár bevonásával, hogy kiderítse, melyek a legfontosabb elemek, amiket egy ilyen dokumentumnak tartalmaznia kell; mindezt pedig az egyesült államokbeli adózási kérdések részletes ismertetésével egészítette ki.
Az ajándékkal munka is hárul a könyvtárra: fogadnia és a gyűjtemény szempontjából értékelnie kell, megoldást kell találnia az elhelyezésre, katalogizálnia kell és a kölcsönzéshez fel kell szerelnie a köteteket, a könyvtár számára feleslegesnek bizonyuló fennmaradó dokumentumok számára pedig helyet kell találni – mindez erőforrás-igényes tevékenység. Egy 2005-ös számítás szerint a költség akár kötetenként 45 dollárra is rúghat.
Nehezítő tényező az adományozó esetleges hátsó szándéka, például mikor hulladéklerakóként kívánja használni a könyvtárat, ideológiai szándék vezeti, vagy érzelmi kötődése miatt továbbra is rendelkezni szeretne az általa már a könyvtárnak adományozott könyvek felett. A jogi könyvtárakat főként a cégeknél a digitalizáció miatt visszamaradt, vagy jogászok elhalálozása után a család által felajánlott régi, már nem aktuális szakirodalom “fenyegeti”. Gyakran felmerül a gyűjtemény egyben tartásának igénye is. A könyvtár rendeltetésének félreértése – múzeumként, pusztán megőrző helyként, vagy adományközvetítő intézményként való felfogása – következtében akár tömeges felháborodás is kibontakozhat például a digitalizálást követő selejtezések kapcsán.
A nemkívánatos ajándék visszautasításakor komoly diplomáciai képességekre van szükség, hogy az adott könyvtár – és anyaintézménye – jó hírneve és függetlensége ne csorbuljon. Sokat segíthet a kínos helyzetek elkerülésében, ha a könyvtár rendelkezik a gyűjtőkörrel összehangolt, jól körülhatárolt adománybefogadó szabályzattal, melyre hivatkozni lehet egy-egy felajánlás esetén. A felmérés során vizsgált, többféle felsőoktatási intézménytípust képviselő 30 jogi szakkönyvtár válaszai alapján sikerült azonosítani azt a néhány mindenhol érvényes szempontot, melyekre az ajándékozási eljárásrendek kitérnek. (“Venni olcsóbb, mint kapni”: a tárgyi adományok rejtett hátulütői és a könyvtári jó gyakorlatok; ref.: Fazokas E.)
Humanus