Újjáalakítás és mátrix szervezet — A Bajor Állami Könyvtár tapasztalatai

A Bayerische Staatsbibliothek helyi és országos feladatokat is ellátó tudományos könyvtár. Az elektronikus dokumentumok megjelenése több szinten is kihatott a könyvtár tevékenységére. … Az új feladatokra azonban sem megfelelő hely, sem személyzet nem állt rendelkezésre. Ezek megjelenése ugyanakkor egybeesett a kilencvenes évek végén kezdődő — és az intézmény egészére kiterjedő — átalakítási folyamattal, amire részben a költségvetési megszorítások okozta létszámhiány miatt került sor. A hatékonyság növelése érdekében bevezetett változások egyike az ún. mátrix szervezetre való áttérés volt. (A szervezeti egységek egyéni feladatai és az intézmény projektfeladatai között átfedések vannak.) A könyvtár legfontosabb egységei, a gyarapító, a feldolgozó, az olvasószolgálati és az információtechnológiai osztályok képezik a szervezet gerincét, és ez a különgyűjtemények számára feladat-orientált rugalmasságot biztosít. A mátrix elvet valamennyi szinten alkalmazták, ideértve az addig külön tevékenykedő állománygyarapítási és feldolgozó osztály összevonását is. A két osztályvezető külön-külön felel bizonyos részfeladatokért, de mindketten közvetlen befolyással rendelkeznek valamennyi érintett kérdésben. A tanulmány fő részét a szerző a Folyóiratok és elektronikus dokumentumok csoport tevékenységének részletes ismertetésének szenteli, röviden vázolja a Digitális könyvtár csoport munkáját is. A jövőben is a változások kezelése lesz a könyvtár egyik fő feladata, hiszen a csoport sorsának alakulását elsősorban a külső körülmények, többek között a folyóirat- és elektronikusmédia-piac dinamikus fejlődése fogja meghatározni.