A Belga Királyi Könyvtárban link a projekt során azokat a felvételeket is digitalizálják, amelyek nem találhatók meg az online katalógusban. A digitalizálásra való előkészítéshez e dokumentumok excel fájlokban tárolt metaadatait ellenőrzik, majd konvertálják az OPAC-ba.
A szerzői jogok tisztázása különösen fontos, ez is a Digitalizáló Osztály munkatársaira hárul. A Királyi Könyvtár kizárólag a szerzői jogvédelem alá nem eső felvételeket és az árva műveket teszi online elérhetővé, a jogvédett anyagokhoz csak a könyvtár olvasótermeiben lehet hozzáférni. A viaszhengerek és a régebbi típusú hanglemezek részben ezért élveznek előnyt a digitalizálás során, de az elsődleges okot az állagmegóvás, az eredeti adathordozó sérülékenysége jelenti.
A 78-as fordulatszámú hanglemezek digitalizálása a belga szövetségi digitalizálási program keretében zajlik, amelynek a Királyi Könyvtár mellett tagja az Állami Levéltár, illetve a Háborús és Kortárs Társadalom Történettudományi Kutatási és Dokumentációs Központja (CEGESOMA). A digitalizálást magát a közbeszerzési eljárás során kiválasztott MEMNON Archiving Services nevű vállalat végzi. A munkálatok 2017-ben kezdődtek, és a 4 ezer órányi zenét tartalmazó 30 ezer sellakborítású lakklemez digitalizálását 2020-ra kell befejezniük.
A Digitalizáló Osztály négy munkatársa foglalkozik a MEMNON vállalat részére havonta átadandó 600 lemez előkészítésével, a lemezek állapotának ellenőrzésével, valamint az excel fájlokban található metaadatok katalógusba való betöltésével. A szerzői jogok vizsgálata után beszkennelik a lemezek matricáit is, melyeket később felhasználnak a digitális fájlok közzététele során.
Egy adott zenemű digitalizálásának eredménye egy 24 bites, 96kHz-es WAV fájl (a mesterpéldány) és egy 256 kbps-os MP3 fájl (a használati példány). A fájlok elkészültük után a Királyi Könyvtár tárhelyrendszerébe kerülnek; minőségük csak szisztematikus végighallgatással ellenőrizhető, ami igen időigényes, de megkerülhetetlen feladat. (A Belga Királyi Könyvtár zeneműtárának digitalizálása: kihívások és nehézségek egy nagy digitalizálási projekt során; ref: Tóth B. I.)
Humanus