Az Intelligens Dokumentumkezelési Rendszer (IMMS – Intelligent Material Management System) a teljes könyvtári gyűjtemény kezelésére tervezték, azaz a Helsinki Városi Könyvtár link esetében kb. 1,8 millió tételre. A rendszert akkor szerezték be, amikor a városi könyvtár egyes egységeihez kötött gyűjteményről közös gyűjteményi rendszert vezetett be. Ezzel a dokumentumok szabadon mozognak az egyes könyvtári szolgáltatóhelyek között. A bevezetés 2019-ben volt, használják, de továbbra is telepítési fázisban van. A gyűjtemény nagy része immár lebeg, azaz szabadon mozog a könyvtárak között.
A lebegő állomány jellemzője, hogy a használók kölcsönzése alakítja az egyes könyvtárak kínálatát: a dokumentum ott marad, ahová azt visszaviszik. Emellett a könyvtári szakértők is módosíthatják a közös állomány elhelyezkedését. A cél, hogy egyetlen könyvtár se kerüljön a mérete alapján egyenlőtlen helyzetbe. Így a különböző könyvtárak ügyfelei egyformán kiszolgálhatók.
A rendszer valós időben nyomon követi a dokumentumok mozgását, RFID segítségével. A címkéket szállítóegységekben, pénztárgépek válogatópontjaiban és speciális polcazonosítókban is használják.
A rendszer a logisztikai nyomon követésén túl paraméterekkel és szabályokkal alakíthatja a könyvtárak közötti dokumentumáramlást. Pl. a polcok töltöttségi szintjének alakításával lehetővé teszik a dokumentumok jobb bemutatását a használók számára, vagy kiegyensúlyozza a szezonális, vagy a könyvtárfelújítással kapcsolatos túltelítődést is. A használók közvetlenül nem férhetnek hozzá a közös dokumentumdepóhoz, de rendelhetnek belőle.
Ezenkívül a rendszer csökkenti a kézi dokumentummozgatást is. A dokumentumok feldolgozhatók például az előjegyzések dobozonkénti mozgatásával – ami korábban tételesen történt. Ez már csak azért is fontos, mert az elmúlt években meredeken emelkedett az előrendelések száma. A korábban logisztikára fordított munkaidőt más, fontosabb tevékenységre fordíthatják.
A szolgáltatáshoz a munkatársak mobilalkalmazást használnak. Ezzel a dokumentumok akár dobozonként, akár tételenként kerülhet a központi válogatóba, vagy a könyvtár polcaira. Azonnal láthatják a tételekre, polcokra vagy szállítási egységekre vonatkozó információkat (az aktuálisakat és a korábbi mozgásokat is). A dán Lyngsoe Systems a dán közkönyvtárakkal együttműködve építette ki a rendszert. A rendszer csak munkához közvetlen kötődő adatokat kezeli, az használók személyes adatait egyáltalán nem. (ford.: MG)
City of Helsinki AI Register