2017. május 2. és július 15. között tartottunk teljes körű állomány-ellenőrzést a győri Dr. Kovács Pál Megyei Könyvtár és Közösségi Tér Kisfaludy Károly Könyvtárában. A leltározás helyszínei a Kisfaludy Károly Könyvtár, a Megyei Közgyűjteményi raktárban található Külső raktár és a Helyismereti raktár voltak. Az állomány-ellenőrzés kb. 300 ezer db, egyedileg beleltározott dokumentumot (könyvet, periodikát, mikrodokumentumot, hangzó-, audiovizuális-, elektronikus-, kartográfiai dokumentumot és kottát) érintett.
Az állomány 95%-ánál a HunTéka Katalogizáló modul Leltározás almodulját használtuk, kivéve az e-katalógusban nem szereplő bakelit lemezek, 1997 előtti folyóiratok és nem helyismereti mikrodokumentumok esetét. Ezeket raktári lapok, illetve leltárkönyv alapján ellenőriztünk.
A leltározáshoz 8 db CipherLab 1560P vezeték nélküli, programozható vonalkódolvasót használtunk, amely gyűjtő módban akár több ezer vonalkódot tárol. Így nem egyesével olvastunk be a HunTékába, hanem a begyűjtött vonalkódokat kb. óránként töltöttük be az integrált rendszerben létrehozott leltárakba. A Monguz Kft. fejlesztése révén vált lehetővé, hogy a beolvasott vonalkódokat egyben, közvetlen módon tölthessük be a HunTékába. A vonalkódok leolvasásával, a betöltéssel és az elsődleges problémák megoldásával 2017. június 9-re végeztünk, a további időszakban az állomány-ellenőrzés utómunkálatai zajlottak.
A leltározásban több osztály munkatársai vettek részt a napi beosztásnak megfelelően. Az állomány-ellenőrzés helyszíneitől és a többi telephely nyitva tartásától függően naponta 24-34 fő leltározott egyidejűleg. 1-1 vonalkódolvasót a könyvtári terek fizikai adottságaitól függően 3 vagy 4 fős csapatok használtak. A beolvasást, a problémás dokumentumok keresését, a katalógusban való javítást párhuzamosan a vonalkódok behúzásával két-két fős teamek folyamatosan végezték.
Tanulság: nem csupán az RFID alkalmas gyors leltározásra, kellő körültekintéssel, az IKR-fejlesztővel való egyezkedés, a megfelelő eszközök beszerzése nagyban megnövelheti az hatékonyságot vonalkódos kölcsönzési rendszerben is.
Dr. Kovács Pál Megyei Könyvtár és Közösségi Tér