A virtuális tájékoztatás mint távmunka-lehetőség

A University of Akron természettudományi és műszaki könyvtárában egy virtuális, a referensz szolgáltatásban használható szoftver segítségével megszervezték, hogy a tájékoztató könyvtáros távmunkában dolgozhasson. Ezt a heti 93,5 órát nyitva tartó könyvtárat 4-5 oktatói státuszba sorolt könyvtáros működteti. Azt tapasztalták, hogy sok referensz kérdés érkezik e-mailben vagy telefonon, és a pultnál feltett kérdések legtöbbje a számítógépekre vonatkozik vagy eligazítást kér. 2001 decemberében három hétig kísérleteztek a virtuális referenszre (VR) alkalmas csevegő szoftverrel. A hallgatók a könyvtár honlapján tehették fel kérdéseiket. Ezután fontolgatni kezdték, hogy a kevésbé forgalmas esti órákban áttérnek erre a megoldásra. Egy szerénynek minősített kísérletbe fogtak, amely nem igényelt ráfordításokat, és amelytől nem reméltek megtakarítást sem.
Hat célt tűztek ki:
1. a könyvtáros szakemberek több ideig legyenek elérhetők,
2. nőjön a referensz tranzakciók száma,
3. a referenszpultnál ne legyen üresjárat, viszont a referensz könyvtáros szükség esetén álljon rendelkezésre,
4. a referensz könyvtáros üres idejében végezhessen más munkákat,
5. a gyakran ismételt kérdéseket adatbázisban gyűjtik,
6. megvizsgálják, hogy csak elektronikus források alapján hogyan tudnak megfelelően tájékoztatni.
A megoldás működőképesnek bizonyult. A személyzet, a használók rendelkeznek a szükséges ismeretekkel és eszközökkel (pl. nemrég minden oktató egy-egy laptopot és csatlakozó eszközöket kapott; biztonságos routereket helyeztek üzembe) ahhoz, hogy otthon is ugyanúgy tudjanak dolgozni, mint az egyetemen; az OhioLINK konzorcium pedig, amelynek a University of Akron a tagja, az adatbázisok nagy választékát kínálja. (…)
Megállapították, hogy a tájékoztatók hosszabban elérhetők, főként nyáron; a referenszpultnál megszüntették az üresjáratot, a referensz könyvtáros folyamatosan, a rugalmasabb otthoni környezetben áll rendelkezésre; a könyvtárosok szerint idejük jobban kihasznált, mert az ügyeletet ellátó hallgatók megválaszolják a szakértelmet nem igénylő kérdéseket; épül a kérdések és válaszok adatbázisa; csak elektronikus források alapján is megfelelő tájékoztatást lehet nyújtani. A módszert tovább alkalmazzák a kis forgalmú időszakban, a tájékoztató könyvtárosok munkakörébe fokozatosan beépül, hogy távmunkára is vállalkozniuk kell.