Az e-mail egyre gyakoribb használata, és széles körben való elfogadottsága a könyvtári pr munkatársakat is arra ösztönzi, hogy ezt a gyors és költséghatékony eszközt vegyék igénybe sajtóközlemények és más információk közvetítésére. A sajtóközlemény írásának számos szabálya van, amelyek ugyanúgy követendőek az e-mail formátumú dokumentum létrehozása esetén is, ám az e-mailes levelezés esetén ajánlott ezeken kívül még figyelembe venni a következőket is:
– Érjük el, hogy elolvassák, amit írunk! — Sokszor úgy tűnik, hogy még a papírra írt sajtóközlemény is könnyedén a kukába kerül. Ez méginkább elképzelhető az e-maileknél, s ha egyszer átkerülnek oda, akkor lemondhatunk arról, hogy valaha valaki is elolvassa őket. Ennek elkerülésére jónéhány dolgot be kell tartanunk:
1. Soha ne küldjünk spam-et! — Mindig célzottan kommunikáljunk, hiszen az elsődleges feladat az, hogy megtaláljuk a közös hangot az elérni kívánt közönséggel. Ezért még a sajtóközlemény megfogalmazása előtt át kell gondolni, hogy az pontosan kinek is szól majd. Igyekezzük megtalálni azokat a személyeket, akiket valóban érdekelhet a hírünk!
2. Legyünk barátságosak! — Az első dolog, amelyet valaki az e-mailek olvasásakor észrevesz, a tárgysor. Ezért ebbe a sorba valami olyasmit írjunk, amely felkeltheti a célszemély érdeklődését, s arra ösztönzi, hogy az egész levelet olvassa el. Ne írjuk azt a tárgyhoz, hogy “sajtóközlemény”, sokkal hasznosabb, ha valami ilyesmi kerül oda: “A… könyvtár már az interneten is elérhető!”
3. Legyen tömör, de lényegretörő! — Az e-mailben is minden kulcsfontosságú információt írjunk le. Természetes, hogy emellett egy ilyen formátumú sajtóközleménynek tartalmaznia kell az e-mail címünket és az esetleges url-helyet is, melyeket a szövegtesttől elkülönítve írjunk, így nem keverednek bele a szövegbe, ráadásul könnyen másolhatóak és beilleszthetők lesznek.
4. Ne akarjunk jópofák lenni!– A legtöbb e-mail formátum már lehetővé teszi a különböző betűtípusok, háttérszínek és -képek használatát. Ám ami a mi képernyőnkön jól mutat, nem biztos, hogy máshol is így jelenik meg, sőt, az is elképzelhető, hogy olvashatatlan. Éppen ezért maradjunk a jól bevált szöveges levélnél. Érdemes szem előtt tartani, hogy egy könnyen olvasható sor körülbelül 65 karakteres, akkor is üssünk enter-t, ha a mi gépünk magától töri a sorokat, mert ez másoknál másképpen jelenhet meg.
5. Számoljunk azzal, hogy nem mindenki érhető el e-mailen keresztül! — Bár egyre több ember használja ezt a kommunikációs formát, azért még akadnak olyanok, akik nem, vagy csak ritkán jutnak hozzá. Ezért egy hír közlésének megtervezésekor a hagyományos utakkal is érdemes számolni, sőt, számos esetben kifejezetten hatékony, ha az e-mailes sajtóközleményt papír formátumúval erősítjük meg. A legfontosabb ugyanis továbbra is az, hogy kinek és hogyan küldjük az információt, nem pedig az, hogy milyen úton. (KE)
— Egy a pr internetes eszközökkel való támogatásáról szóló tanulmány:
link