Mit kezdjünk az email-áradattal?

A hivatali e-mailezés már eddig is sok gondot okozott, mivel a dolgozók munkaidő alatt rengeteg viccet vagy pornóképet küldözgettek egymásnak, de most egy sokkalta nagyobb problémával kerültek szembe a cégvezetők: hogyan tárolják azt a töménytelen mennyiségű e-mailt, amelyek egyébként fontos üzleti információkat tartalmaznak. Az e-mail ma már egy tárolási rémálom, hiszen az összegyűjtött leveleket már annyi címszó alatt kell gyűjteni, hogy a rendszer lassan átláthatatlanná válik. (…) Peter Yarrington, az ausztráliai JB Were befektetési cég informatikai osztályának vezetője mondja: (…) Az elektronikus levelek egyre nagyobb csatolt file-okat tartalmaznak, és a vásárlókkal folytatott kommunikációnak is egyre nagyobb részét teszik ki. “Egy olyan vállalkozásnál, mint amilyen a miénk, egyre nagyobb email-forgalmat kell lebonyolítani, és egyre jobban rá kell hagyatkoznunk a kommunikációs és tárolási mechanizmusra. A tárolás a kulcsszó. Dolgozóink úgy használják mailboxukat, mint egy elektronikusan megtölthető szekrényt. Minden beérkező anyagot elraktároznak, megőriznek a jövő számára, mintegy dokumentálva az ügyféllel folytatott kommunikáció lépéseit. Ebben az a kihívás, hogy a lehető legbiztonságosabb módon kezelni tudjuk a felhalmozódó hatalmas mennyiséget: tároljuk, és megvédjük a különböző vírusoktól.” – mondja Yarrington. Az elektronikus dokumentumok mintegy 30%-a sosem kerül kinyomtatásra, de adattárolási szakemberek véleménye szerint ezeket az “iratokat” is legalább 3 évig archiválni kell. “Szembenézünk azzal a kihívással, hogy nemcsak törvény nyújtotta kötelességünk lesz az e-mailek raktározása, de saját lelkiismeretünk miatt is megvédjük majd ügyfeleink adatait. Elérkezett az az idő, amikor a cégek kifejlesztik és alkalmazzák majd saját adattárolási politikájukat. Ráadásul Ausztráliában a pénzügyi szolgáltatások reformjáról szóló új törvény is hatással lesz erre a területre. Kimondja, hogy ha a cég tanácsot ad az ügyfélnek, azt rögzíteni és tárolni kell. Ha az e-mailt elfogadják majd, mint új információrögzítési formát, akkor valószínűleg évekig is tárolni kell majd őket.
Természetesen rengeteg új szoftvert fejlesztettek már ki, amelyek segítségével könnyebben lehet majd az e-maileket tárolni. De Yarrington szerint az a legegyszerűbb, ha a tárolásra szánt leveleket CD-re mentjük. A nyomtatás elkerülésével sok fa életét is megmenthetjük, és biztos, hogy nem vesznek el az adatok sem. Valószínűleg sokkal olcsóbb is disken tárolni a dokumentumokat, mint poros iratszekrényben halmozni őket.