A Leideni Egyetemi Könyvtárak link (UBL) saját adatainak ellenőrzére lehetővé teszi az összes erőforrásuk rugalmas használatát, az azokhoz való hozzáférést, betekintést. 2002 óta használnak különböző Ex Libris alkalmazásokat: pl. az adataik feletti nagyobb kontrollt biztosító Primo-t 2011-ben, az Alma szoftvert 2016-ban vezették be. A könyvtár az Alma-val ellenőrzi:
1. Kié az adat? Teljes egészében a könyvtáré: a) az UBL több nagy könyvtári gyűjteményt vihetett át az Alma rendszerébe mind a metaadatok maximális kontrollja, mind a rugalmas adatimport és -export révén; b) a fizikai objektumok metaadatait is könnyen újra felhasználhatják ugyanazon tételek digitális verzióinak leírásához. Az utóbbi évek digitalizálási projektjeiben ez nagyon fontos volt, főleg az UBL különgyűjteményei miatt.
2. Integráció: pl. a szállítókkal, a valós idejű beszerzéssel, az EDI-vel, a központi indexekkel stb. Az Alma out-of-the-box integrációi és a gazdag API-k lehetővé teszik a könyvtárnak, hogy a munkafolyamatokat, az adatokat és az egyedi folyamatokat bármikor az UBL döntése szerint kezelje, Pl. a Covid-19 világjárvány miatt integrálták a felhőalapú Alma és az UBL szekrénykezelő rendszerét: az UBL nem személyzettel ellátott kölcsönzőpultot, hanem szekrényeket használt a fizikai egységek kölcsönzéséhez. Az integráció különösen hasznos volt a folyamatosság fenntartásában.
3. Elemzések: Az Alma elemzési képességei az átfogó átláthatóságra és kontrollra épülnek. Több adat birtokában a könyvtárosok informatívabb, hasznosabb jelentéseket készíthetnek.Az UBL csapata számos elemzési táblát hozott létre. Más adatokkal kombinálva olyan teljesítménymutatókat alakítottak ki, amely pl. méri a munkatársak teljesítményét.
Végkövetkeztetés: Bas Vat, a könyvtári folyamatok menedzsere így összegez: “Az Alma általunk kedvelt dolgainak listája eléggé hosszú – és hosszabb lesz, mert többet kell még felfedeznünk. (Ref.: Szabó Eszter)
Library Journal